Awalnya dikembangkan oleh PASTI Technology

OPEN — One Procurement Ecosystem Network

Framework sistem procurement yang dapat dikustomisasi, dibangun di sekitar bisnis Anda.

Bukan membangun dari halaman kosong, bukan juga SaaS kaku. OPEN adalah fondasi procurement yang sudah siap, lalu dikustomisasi mengikuti proses bisnis dan tata kelola organisasi Anda.

Ringkasan Procurement

Siklus Proses

Permintaan
Evaluasi
Persetujuan
Lelang
Kontrak
Penutupan

Alur Persetujuan

Staf Procurement
Manajer
Kepala Divisi
Kepala Procurement

Audit Trail

Persetujuantercatat
Evaluasitercatat
Permintaantercatat

Ilustrasi antarmuka OPEN

Bukan hanya digitalisasi workflow. OPEN menghubungkan:

Proses
Orang
Persetujuan
Vendor
Data
Dokumen
Tata Kelola

Masalah procurement

02 / 12

Procurement sudah terlalurumit untuk dikelola manual.

Ketika procurement semakin besar, kompleksitasnya ikut bertambah:

!Banyak Pemangku Kepentingan
!Informasi Tersebar
!Persetujuan Manual
!Data Terpisah
!Risiko Kesalahan Tinggi

Prosesnya berjalan — tapi visibilitasnya tidak.

Masalahnya bukan hanyaefisiensi procurement.

Yang sering menjadi masalah justru:

WHO: Siapa yang melakukan?
WHY: Mengapa keputusan dibuat?
WHEN: Kapan keputusan terjadi?
WHAT: Apa yang berubah?
TRACE: Apa buktinya?

Procurement membutuhkanvisibilitas prosestata kelolaakuntabilitas.

Bukan sekadar SaaS

03 / 12

OPEN bukansekadar SaaS lain.

Karena setiap organisasi punya:

Kebijakan procurementberbeda
Matriks persetujuanberbeda
Struktur organisasiberbeda
ERPberbeda
Ekosistem vendorberbeda
Kebutuhan tata kelolaberbeda

Bukan

Berlangganan
Konfigurasi
Pakai

OPEN menggunakan pendekatan

Pahami
Rancang
Kustomisasi
Kembangkan
Integrasikan
Terapkan

Sistem yang menyesuaikan bisnis Anda.Bukan sebaliknya.

Framework siap kembangkan

04 / 12

Framework procurementyang siap dikembangkan.

OPEN menyediakan functional foundation yang sudah dikembangkan dan memiliki:

Kemudian framework tersebut dikustomisasi dan dikembangkan mengikuti kebutuhan masing-masing organisasi.

Kami tidak mulai dari blank page.

Framework OPENFondasi fungsional

Arsitektur Inti
Logika Bisnis
Workflow Engine
Model Peran & Akses
Framework Persetujuan
Audit Trail
Notification Engine
Manajemen Dokumen
Modul Procurement

Dari framework menjadi sistem Anda.

Satu framework. Banyak kemungkinan.

Framework OPEN
Fondasi fungsional siap pakai dengan arsitektur, logika, dan praktik terbaik yang teruji.
Bisnis Anda
Proses, kebijakan, struktur, orang, dan ekosistem Anda.
- Proses
- Tata Kelola
- Peran & Persetujuan
- Integrasi
- UI / UX
- Aturan Bisnis
Sistem Procurement Anda
Sistem yang sesuai dengan bisnis Anda, memberi nilai, dan tumbuh bersama Anda.

Satu ekosistem procurement

05 / 12

Satu ekosistem.Banyak fungsi procurement.

OPEN menghubungkan seluruh proses dan fungsi procurement dari awal hingga pembayaran dan beyond.

OPEN tidak berhenti di auction. Semua proses terhubung hingga pembelian dan pembayaran, dengan tata kelola yang terintegrasi.

OPEN

Permintaan

1
Permintaan
Identifikasi kebutuhan dan pembuatan permintaan
2
Procurement
Perencanaan & inisiasi proses
3
Vendor
Manajemen, kualifikasi & seleksi vendor
4
HPS / Evaluasi
Estimasi anggaran (HPS), evaluasi teknis & harga
5
Lelang
Proses e-Auction / e-Bidding
6
Persetujuan
Persetujuan & tata kelola sesuai matriks wewenang
7
Kontrak
Pembuatan kontrak & perjanjian
8
Katalog
Katalog kontrak & katalog e-Commerce
9
Pembelian
Purchase order & transaksi
10
Pembayaran
Verifikasi invoice & pembayaran

Tata Kelola Terintegrasi
Aturan, persetujuan, SLA, notifikasi & audit trail
Visibilitas Real-time
Status, progres, dan kinerja secara real-time
Aman & Terkontrol
Akses berbasis peran dan keamanan data
Fleksibel & Terintegrasi
Siap terintegrasi dengan ERP, keuangan, inventori, dan lainnya
Data & Insight
Keputusan berbasis data dengan analitik & pelaporan

Ekosistem inti

06 / 12

Tiga ekosistemprocurement inti.

OPEN dibangun di atas tiga modul inti yang saling terintegrasi untuk mengelola seluruh proses procurement secara end-to-end — dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan organisasi Anda.

Procurement End-to-end.

Mengelola seluruh siklus procurement dari perencanaan hingga pembayaran secara terstruktur, transparan, dan terkontrol.

Perencanaan & Permintaan
Sourcing & Partisipasi
Evaluasi (Teknis & Harga)
e-Auction (Penawaran Kompetitif)
Persetujuan & Tata Kelola
Kontrak & Perjanjian
Pembelian, Penerimaan & Pembayaran
Penutupan & Kinerja

Workflow procurement end-to-end

Siklus pengadaan yang komprehensif dan terintegrasi dalam satu alur proses.

01
Perencanaan & Permintaan
Perencanaan kebutuhan & permintaan
02
PACC
Persetujuan pendekatan & kategori pengadaan
03
Rekomendasi Vendor
Rekomendasi vendor shortlist atau potensial
04
Aanwijzing
Undangan resmi kepada vendor
05
Evaluasi Teknis
Evaluasi aspek teknis & kepatuhan
06
Evaluasi Harga
Evaluasi harga & komersial
07
e-Auction
Proses lelang elektronik secara kompetitif
08
QA / Kepatuhan
Quality assurance & pengecekan kepatuhan
09
Persetujuan
Persetujuan berdasarkan matriks wewenang
10
Kontrak
Pembuatan & penandatanganan kontrak
11
BAST
Pemeriksaan, penerimaan & BAST
12
Pembayaran
Verifikasi invoice & pembayaran

Metode procurement yang didukung

OPEN framework sudah menangani berbagai metode pengadaan dengan perbedaan perilaku teknis/harga, unlocking harga, evaluasi teknis, dan budget control.

Perbedaan utama yang dikelola OPEN:

Perilaku teknis & harga
Mekanisme unlocking harga
Metode evaluasi teknis
Budget control & compliance

Satu Tahap – Dua Sampul

Evaluasi teknis terlebih dahulu, harga dibuka setelah lolos evaluasi teknis.

Tahap 1: Evaluasi teknis
Tahap 2: Pembukaan harga (unlocked)
Kualitas teknis terjaga
Kontrol harga lebih baik

Satu framework, banyak metode. OPEN memastikan setiap metode dijalankan dengan kontrol dan transparansi.

Kelola siklus hidup vendor. Bukan sekadar daftar vendor.

OPEN mengelola seluruh proses vendor secara menyeluruh untuk memastikan kualifikasi, kepatuhan, dan kinerja vendor terjaga.

Registrasi Vendor
Verifikasi & Akreditasi
Klasifikasi & Scoring Vendor
Monitoring Kinerja
Blacklist & Perpanjangan
Analitik & Insight Vendor

Siklus hidup vendor di OPEN

01
Registrasi
Pendaftaran vendor dan kelengkapan data awal
02
Seleksi
Seleksi dan verifikasi dokumen serta kualifikasi
03
Scoring / Akreditasi
Penilaian, scoring dan akreditasi vendor
04
Pemeliharaan
Pemeliharaan data vendor dan dokumen pendukung secara berkala
05
Pembaruan Data
Pembaruan data dan dokumen yang perlu diperbarui
06
Kinerja
Penilaian kinerja vendor berdasarkan kontrak dan realisasi
07
Monitoring
Monitoring kepatuhan, kinerja dan aktivitas vendor
08
Perpanjangan
Perpanjangan DRT / akreditasi dan kontrak vendor
09
Daftar Hitam
Pengelolaan vendor bermasalah dan daftar hitam

Satu data vendor. Perjalanan vendor yang utuh.

Satu data vendor, lengkap dari awal hingga kinerja dan perpanjangan.

Ubah hasil procurement menjadi pembelian terkontrol.

OPEN mendukung katalog terintegrasi untuk memastikan pembelian yang terkontrol, efisien dan patuh kontrak.

Katalog Kontrak

Katalog yang berasal dari hasil procurement dan kontrak.

Berdasarkan kontrak
Syarat, harga & kondisi terikat
Kepatuhan & kontrol penuh

Katalog E-Commerce

Katalog untuk pembelian barang/jasa secara lebih cepat dan praktis.

Vendor
→
Review
→
Persetujuan
→
Publikasi
→
Pembelian

Dikendalikan atas

Item: Spesifikasi, kategori dan detail barang/jasa
Vendor: Vendor terverifikasi dan berkinerja baik
Harga: Harga sesuai kontrak dan kebijakan
Ketersediaan: Ketersediaan stok dan lead time
Masa Berlaku: Periode berlaku katalog dan kontrak

Setiap pembelian dilakukan sesuai kontrak, kebijakan dan aturan organisasi.

Dari sourcing hingga pembelian — terhubung.

e-Auction

07 / 12

Lebih dari sekadarlelang online.

OPEN e-Auction dirancang sebagai transaction engine yang terintegrasi dengan proses procurement.

Kompetitif lewat proses.
Transparan sejak dirancang.

Proses e-Auction di OPEN

Kapabilitas utama

Buat Lelang & Buat Penawaran
Setup lelang dan parameter dengan mudah
Mode Negosiasi
Negosiasi bersama-sama atau satu-per-satu
Berita Acara e-Auction
Generate Berita Acara secara otomatis
Dashboard Monitoring
Pantau aktivitas lelang secara real-time
Laporan & Riwayat
Laporan lengkap & history aktivitas
Administrasi
Kelola master, rule, dan konfigurasi lelang

Adil & Kompetitif
Proses lelang transparan dengan persaingan yang sehat
Transparan & Dapat Diaudit
Semua aktivitas tercatat dan dapat diaudit
Proses Efisien
Automasi lelang menghemat waktu dan biaya proses
Terintegrasi
Terintegrasi penuh dengan proses procurement di OPEN
Keputusan Berbasis Data
Data real-time untuk keputusan yang lebih tepat

Tata kelola, persetujuan & audit

08 / 12

Tata kelola tidak seharusnya terjadi setelah proses.Tata kelola harus ada di dalam proses.

OPEN dapat menerapkan governance secara terintegrasi di setiap langkah proses procurement.

Tata kelola melekat di setiap langkah

PermintaanDiajukan oleh user
PersetujuanDiverifikasi sesuai matrix approval
ValidasiAturan bisnis dan validasi dijalankan
EksekusiProses dijalankan sesuai role & access
PenyelesaianDokumentasi, audit trail dan notifikasi

Governance berjalan di setiap langkah, bukan setelah proses selesai.

Workflow Persetujuan
Multi-level approval yang terstruktur dan terkontrol.
Peran & Akses
Akses berbasis peran dengan kontrol yang ketat.
Aturan Bisnis
Aturan bisnis yang memandu dan mengendalikan proses.
Kontrol Dokumen
Pengelolaan dokumen terpusat, versi, dan keamanan.
Audit Trail
Rekam jejak setiap aktivitas untuk akuntabilitas penuh.
Notifikasi
Notifikasi otomatis untuk aksi, approval, dan tenggat waktu.
SLA
Service Level Agreement untuk memastikan kinerja proses.
Kepatuhan
Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi organisasi.

Dari persetujuan manualke workflow yang terkontrol.

OPEN memungkinkan organisasi membangun alur persetujuan yang terstruktur, transparan, dan terkontrol di setiap proses procurement.

Tidak lagi bergantung pada

“Sudah di-approve belum?”

Sistem akan menunjukkan:

Siapa → Apa → Kapan → Status → Langkah Lanjut

Alur persetujuan berjenjang

1Permintaan
2Reviewer
3Approver 1
4Approver 2
5Persetujuan Akhir
6Selesai

Siapa: User
Apa: Pengajuan dibuat oleh user
Kapan: Tercatat otomatis
Status: Diajukan
Langkah Berikutnya: Reviewer

Setiap langkah tercatat, setiap keputusan terkontrol. Contoh alur — jumlah level mengikuti authority matrix organisasi.

Persetujuan Berjenjang
Dukungan persetujuan berjenjang sesuai kebijakan organisasi.
Matriks Wewenang
Matriks wewenang yang jelas berdasarkan nilai, unit, atau kategori.
Persetujuan Berurutan
Alur persetujuan berurutan untuk kontrol dan akuntabilitas.
Penugasan Berbasis Peran
Tugas persetujuan otomatis berdasarkan role dan tanggung jawab.
Notifikasi Persetujuan
Notifikasi otomatis untuk mempercepat respons dan mengurangi delay.
Pelacakan Status
Pantau status approval secara real-time di setiap tahap proses.
Delegasi / Peran Pengganti
Delegasi atau pengganti persetujuan saat user berhalangan.

Jika terjadi di dalam sistem,pasti ada jejaknya.

OPEN mencatat aktivitas penting dalam proses:

User
Aksi
Waktu
Status
Dokumen
Riwayat Aktivitas
Riwayat Persetujuan

Dari “Siapa yang menyetujui ini?”
menjadi jawaban yang terlacak.

Audit Log

Ilustrasi

Waktu	User	Tindakan	Dokumen	Status
hh:mm	Pemohon	Membuat permintaan	Permintaan	Berhasil
hh:mm	Reviewer	Mereview permintaan	Permintaan	Berhasil
hh:mm	Approver 1	Disetujui — level 1	Permintaan	Berhasil
hh:mm	Approver 2	Disetujui — level 2	Permintaan	Berhasil
hh:mm	Approver Akhir	Persetujuan akhir	Permintaan	Berhasil
hh:mm	Sistem	Notifikasi terkirim	Permintaan	Info

Audit trail memastikan setiap aktivitas tercatat, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Visibilitas, integrasi & keamanan

09 / 12

Jangan menunggu laporan.Lihat prosesnya saat sedang terjadi.

OPEN dashboard dapat memberikan visibility terhadap:

Status Procurement
Aktivitas Lelang
Kinerja Vendor
Progres Persetujuan
Status Kontrak
Monitoring Proses
Laporan Manajemen

Satu tampilan. Banyak aktivitas procurement.

OPEN tidak harus menggantikanekosistem Anda yang sudah ada.

OPEN dapat dikembangkan untuk terhubung dengan:

OPENProcurement
Ekosistem

Melalui pendekatan:

API
Web Service
Integrasi Sistem

OPEN dirancang sebagai platform yang fleksibel dan terbuka untuk integrasi dengan berbagai sistem yang sudah ada, sehingga proses procurement tetap terhubung dan data tetap mengalir secara aman dan konsisten.

Data procurement membutuhkanakses yang terkontrol.

OPEN dapat menerapkan:

Akses terkontrol.
Aktivitas terlacak.

Akses Berbasis Peran
Akses sistem berdasarkan peran dan tanggung jawab untuk menjaga keamanan data.
Manajemen User
Pengelolaan user, role, dan permission secara terpusat dan terkontrol.
Single Sign-On
Login sekali untuk mengakses OPEN dan terintegrasi dengan sistem lainnya.
Pencatatan Aktivitas
Mencatat setiap aktivitas penting user di sistem untuk audit dan monitoring.
HTTPS
Seluruh komunikasi sistem diamankan dengan enkripsi HTTPS.
Kunci Layar Otomatis
Layar otomatis terkunci setelah periode tidak aktif untuk melindungi data.
Backup & Restore
Data dicadangkan secara berkala dan dapat dipulihkan dengan aman ketika dibutuhkan.

Kustomisasi & implementasi

10 / 12

Proses Anda unik.OPEN menyesuaikannya.

Customization dapat mencakup:

Proses Bisnis
Menyesuaikan alur proses procurement sesuai cara kerja dan kebutuhan organisasi Anda.
Matriks Persetujuan
Membangun matriks approval berdasarkan nilai transaksi, kategori, divisi, atau parameter lain yang Anda tentukan.
Peran & Akses
Menyesuaikan peran, hak akses, dan batasan data berdasarkan struktur organisasi Anda.
Aturan Bisnis
Mengatur rule validasi, kondisi, otomasi, dan kontrol sesuai kebijakan bisnis Anda.
Metode Procurement
Menyesuaikan metode procurement (seleksi, tender, e-auction, direct purchase, dll) sesuai kebutuhan Anda.
UI / UX
Menyesuaikan tampilan, navigasi, dan pengalaman pengguna sesuai preferensi organisasi Anda.
Laporan
Membuat laporan dan dashboard sesuai kebutuhan analisis dan pengambilan keputusan Anda.
Integrasi
Mengintegrasikan OPEN dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan.
Struktur Data
Menyesuaikan struktur data, field, dan master data sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Kami tidak meminta bisnis Anda mengikuti software. Kami mengembangkan software di sekitar bisnis Anda.

Dari frameworkmenjadi sistem Anda yang berjalan.

01
Discover
Memahami bisnis & proses procurement Anda.
02
Design
Memetakan workflow, tata kelola & kebutuhan.
03
Customize
Menyesuaikan OPEN dengan organisasi Anda.
04
Develop
Membangun dan mengintegrasikan fungsi yang dibutuhkan.
05
UAT
Validasi bersama business users.
06
Deploy
Pelatihan, migrasi & go-live.

Cakupan foundation implementation dapat meliputi:

Instalasi / Konfigurasi
Setup sistem dan konfigurasi awal.
Kustomisasi Bisnis
Penyesuaian sistem sesuai kebutuhan bisnis.
UAT
Pengujian bersama business users.
Form / Laporan
Pengembangan form dan laporan sesuai kebutuhan.
Pelatihan
Pelatihan untuk pengguna sistem.
Migrasi Data Vendor
Migrasi data vendor ke sistem.
Dokumentasi
Dokumentasi sistem dan proses implementasi.
Laporan Implementasi
Laporan kemajuan dan hasil implementasi.

Setiap tahap dilakukan secara terstruktur, kolaboratif, dan terukur.

Keunggulan OPEN

11 / 12

Satu framework.Dibangun di sekitar organisasi Anda.

Fondasi Siap Pakai
Kapabilitas procurement yang sudah terstruktur.
Dapat Dikustomisasi
Menyesuaikan proses dan tata kelola Anda.
End-to-End
Dari procurement hingga kontrak, pembelian, dan pembayaran.
Siap Tata Kelola
Persetujuan, akses, audit & workflow.
Siap Integrasi
Dirancang untuk bekerja dengan ekosistem Anda yang sudah ada.
Skalabel
Dapat berkembang seiring perubahan kebutuhan bisnis.

Memilih fondasi yang tepatuntuk perjalanan procurement Anda.

Perbandingan Traditional SaaS, Build From Scratch, dan OPEN
	SaaS Tradisional	Bangun dari Nol	OPEN
Fondasi Siap Pakai	Ya	Tidak	Ya
Proses Custom	Terbatas	Ya	Ya
Tata Kelola Custom	Terbatas	Ya	Ya
Titik Awal Pengembangan	Produk	Kosong	Framework
Aturan Bisnis	Dapat dikonfigurasi	Dibangun	Dikustomisasi
Integrasi	Tergantung	Dibangun	Dikembangkan
Waktu Pengembangan	Cepat	Lama	Titik awal lebih cepat

Fondasi Siap Pakai
SaaS Tradisional
✓Ya
Bangun dari Nol
—Tidak
OPEN
✓Ya
Proses Custom
SaaS Tradisional
Terbatas
Bangun dari Nol
✓Ya
OPEN
✓Ya
Tata Kelola Custom
SaaS Tradisional
Terbatas
Bangun dari Nol
✓Ya
OPEN
✓Ya
Titik Awal Pengembangan
SaaS Tradisional
Produk
Bangun dari Nol
Kosong
OPEN
Framework
Aturan Bisnis
SaaS Tradisional
Dapat dikonfigurasi
Bangun dari Nol
Dibangun
OPEN
Dikustomisasi
Integrasi
SaaS Tradisional
Tergantung
Bangun dari Nol
Dibangun
OPEN
Dikembangkan
Waktu Pengembangan
SaaS Tradisional
Cepat
Bangun dari Nol
Lama
OPEN
Titik awal lebih cepat

OPEN tidak diposisikan sebagai SaaS plug-and-play.

SaaS memberi Anda produk. OPEN memberi Anda fondasi untuk membangun sistem Anda.

SaaS

Produk
Solusi siap pakai dengan fitur yang sudah ditentukan.
Konfigurasi
Mengatur pengaturan terbatas sesuai opsi yang tersedia.
Pakai
Menggunakan sistem apa adanya, dalam batas produk.

OPEN

01FrameworkFondasi siap pakai dengan kapabilitas procurement yang terstruktur.
02PahamiMemahami kebutuhan bisnis, proses, dan tata kelola Anda.
03KustomisasiMenyesuaikan framework dengan proses dan aturan unik Anda.
04KembangkanMembangun fungsi yang dibutuhkan dan memperluas kapabilitas.
05IntegrasikanMengintegrasikan dengan sistem Anda yang sudah ada dan aplikasi pihak ketiga.
06Sistem AndaSistem yang dibangun di sekitar bisnis Anda, siap memberi nilai.

Fondasi yang sama. Kemungkinan yang berbeda.

Bangun ekosistem procurement Anda

12 / 12

Proses procurement Anda unik.Sistem Anda pun seharusnya begitu.

OPEN menyediakan fondasi procurement yang siap dikembangkan dan dapat dikustomisasi mengikuti proses, tata kelola, integrasi, dan kebutuhan bisnis Anda.

Mari bangun ekosistem procurement Anda.

Siap Tata Kelola
Aman & Terkontrol
Siap Integrasi
Visibilitas & Insight

Bicara dengan PASTI